Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP plik lub pismo przez kilka osób

Czasami trzeba podpisać profilem zaufanym pismo lub plik przez kilka osób (np. sprawozdanie finansowe przez wszystkich członków zarządu firmy czy stowarzyszenia).
Jak to zrobić?

Najwygodniej zrobić to zakładając konto ePUAP dla takiego stowarzyszenia oraz zaprosić do niego wszystkich członków zarządu.

1. Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP przez kilka osób plik XML?

Jeżeli kilka osób ma podpisać plik XML, to nie ma potrzeby korzystania, ale jest to najwygodniejsze. Dlatego też będziemy korzystali z tej ścieżki.

1. Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
2. Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
3. Po wejściu do skrzynki stowarzyszenia przechodzimy do folderu „Robocze”.
4. Klikamy na przycisk „Dodaj plik z dysku”.
5. Po pojawieniu się nazwy pliku klikamy przycisk „Dodaj”.
6. Po dodaniu pliku pojawi się komunikat „Dokument został przesłany na serwer”.
7. Klikamy na nazwę dodanego pliku.
8. Pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
9. Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
10. Pojawi się komunikat „Dokument nie posiada postaci wizualnej. Czy podpisać mimo to?”
11. Potwierdzamy i podpisujemy plik.
12. Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
13. Prosimy pozostałe osoby dodane do konta stowarzyszenia, aby zalogowały się na profil ePUAP jednostki, weszły do folderu „Robocze” i podpisały plik.

Jeżeli plik podpiszą już wszystkie osoby możemy go wysłać. Możemy też zapisać na komputerze w podpisanej wersji.
Podpis będzie dołączony do pliku.

2. Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP przez kilka osób plik w innym formacie?

Tu powinna pojawić się pewna wątpliwość. No bo czy można przez ePUAP podpisać plik w innym formacie niż XML? Niby nie można, ale można…

1. Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
2. Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
3. Po wejściu do skrzynki stowarzyszenia przechodzimy do folderu „Robocze”.
4. Klikamy na przycisk „Dodaj plik z dysku”.
5. Po pojawieniu się nazwy pliku klikamy przycisk „Dodaj”.
6. Po dodaniu pliku pojawi się komunikat „Dokument został przesłany na serwer”.
7. Klikamy na nazwę dodanego pliku.
8. Pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
9. Wczyta się formularz, który trzeba będzie uzupełnić, żeby pojawiła się możliwość podpisania.
10. Wybieramy rodzaj pisma.
11. Uzupełniamy tytuł i treść pisma.
12. Klikamy przycisk „Dalej”.
13. Pojawi się okno z wyborem adresata.
14. Po wybraniu adresata klikamy na przycisk „Zapisz odbiorców i zamknij”.
15. Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
16. Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
17. Podpisany plik będzie znajdował się w folderze „Robocze”.
18. Prosimy pozostałe osoby dodane do konta stowarzyszenia, aby zalogowały się na profil ePUAP jednostki, weszły do folderu „Robocze” i podpisały plik.

Jeżeli plik podpiszą już wszystkie osoby możemy go wysłać. Możemy też zapisać całe pismo z załącznikiem na komputerze. Załącznik będzie częścią pisma.
Podpis będzie dołączony do pisma, a nie do pliku.

3. Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP przez kilka osób pismo?

Wysyłając pismo, które ma być podpisane przez kilka osób wykorzystujemy formularz, który nazywa się „Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór„. Jego nazwa jest myląca i może sugerować, że nie może już być wykorzystywany. Może być cały czas wykorzystywany i z niego korzystamy.

1. Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
2. Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
3. Klikamy na przycisk „Załatw sprawę”.
4. Z kategorii „Sprawy ogólne” wybieramy opcję „Pisma do urzędu”.
5. Z listy spraw wybieramy „Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór”.
6. Klikamy na przycisk „Załatw sprawę”.
7. Wczyta się formularz oraz pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
8. Pojawi się komunikat „Dokument nie jest jeszcze zaadresowany. Aby zaadresować dokument skorzystaj z sekcji poniżej.”
9. W polu „Ustaw/zmień adresata” wyszukujemy adresata pisma.
10. Zatwierdzamy adresata.
11. Wybieramy rodzaj pisma.
12. Uzupełniamy tytuł i treść pisma.
13. Klikamy przycisk „Dalej”.
14. Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
15. Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
16. Podpisany plik będzie znajdował się w folderze „Robocze”.
17. Prosimy pozostałe osoby dodane do konta stowarzyszenia, aby zalogowały się na profil ePUAP jednostki, weszły do folderu „Robocze” i podpisały pismo.

Jeżeli pismo podpiszą już wszystkie osoby możemy je wysłać. Możemy też zapisać na komputerze w podpisanej wersji. Podpis będzie dołączony do pisma.