Jak wybrać biuro rachunkowe?

  • 0

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Category : Bez kategorii

Bardzo ważnym krokiem przed założeniem firmy jest wybór biura rachunkowego i księgowej, która przyjmie na siebie wszystkie obowiązki związane z wyliczeniem podatków i wysyłką deklaracji podatkowych i ZUS.

Zwróć proszę uwagę, że polecam wybrać biuro rachunkowe jeszcze przed założeniem firmy, a nie po. Dlaczego? Ponieważ księgowa może pomóc podjąć decyzję przy wyborze formy opodatkowania (którą musimy podać w CEDIG przy składaniu wniosku), pomóc przy założeniu firmy oraz przygotować wszystkie niezbędne dokumenty związane ze zgłoszeniem do ZUS i urzędu skarbowego. Tym samym pomoże uniknąć niepotrzebnego stresu i błędów oraz zaoszczędzić na przyszłych podatkach. Niektóre biura rachunkowe robią to bezpłatnie, w ramach oferowanych usług.

Na co musisz zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

Poniżej znajdziesz listę pytań, które należy zadać biurom rachunkowym przed podjęciem decyzji o wyborze jednego z nich:

1. Czy księgowa pomoże Ci założyć firmę i przygotuje odpowiednie dokumenty zgłoszeniowe do ZUS i US?

2. Czy biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC na swoją działalność? Takie ubezpieczenie chroni Cię od zobowiązań, które powstaną w wyniku ewentualnych błędów księgowej.

Prawda jest taka, że większość biur ma wyłącznie minimalne wymagane ubezpieczenie OC na działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości) w wysokości 10 000 EUR (czyli około 43 000 zł; tylko 43 000 zł!). To oznacza, że jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą albo jeśli zatrudniasz pracowników, to taka polisa Ciebie absolutnie nie chroni.

Jeśli prowadzisz firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, sprawdź, czy biuro ma dobrowolną polisę OC na czynności polegające na prowadzeniu w imieniu klientów uproszczonej księgowości (KPiR, karta podatkowa, ryczałt).

Jeśli planujesz zatrudniać pracowników, sprawdź, czy potencjalne biuro rachunkowe posiada dobrowolną polisę na ubezpieczenie kadr i płac.

Zasada jest prosta: im większe jest biuro rachunkowe, im więcej ma klientów, im większe obroty, tym wyższe powinna posiadać ubezpieczenia OC na działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych oraz kadr i płac.

3. Jaki zakres usług oferuje Ci dane biuro?

W niektórych przypadkach będzie to tylko wyliczenie podatków i wysyłka deklaracji. Za konsultacje trzeba będzie dodatkowo zapłacić. A proszę mi wierzyć: w początkowych fazach funkcjonowania firmy pytań jest bardzo dużo i warto mieć konsultacje w cenie. Niektóre biura pomagają dodatkowo w przygotowaniu wszelkiej dokumentacji wewnętrznej firmy (umowy z pracownikami, umowy pożyczki, uchwały, pełna korespondencja z ZUS-em, US i komornikami itd.). Trzeba ułatwiać sobie życie :-).

4. Jakie formy kontaktu oferuje Ci biuro rachunkowe?

  • Jeśli jesteś zawsze w ruchu i masz mocno napięty grafik (jak większość przedsiębiorców) – powinieneś mieć z księgowym stały kontakt elektroniczny. Dokumenty wysyłasz w formie skanów na maila, masz dostęp do specjalnej platformy, gdzie na bieżąco widzisz swoje faktury i podsumowania; rozliczenia i informacje też dostajesz na maila.
  • Jeśli wolisz kontakt osobisty oraz masz dużo pytań i wątpliwości, sprawdź, czy zawsze będzie możliwość umówienia się na spotkanie z księgową, czy też ilość spotkań w miesiącu jest ograniczona.
  • Jeśli masz dużą wiedzę na temat rachunkowości i podatków, dobrze orientujesz się w przepisach i masz czas samodzielnie prowadzić księgowość, odpowiednim dla Ciebie może okazać się skorzystanie z biura rachunkowego online.

5. Jak często biuro będzie się z Tobą kontaktować?

Jeśli wpłacasz kwartalnie zaliczki na podatek dochodowy czy rozliczasz się kwartalnie z VAT, to niektóre biura wysyłają podsumowanie dopiero pod koniec kwartału. Inne biura będą wysyłały informację po zamknięciu każdego miesiąca. Daje Ci to czas na przemyślenie zakupów i rozsądne powiększenie kosztów (albo na odwrót: na rozłożenia kosztów w czasie, jeśli zależy Ci na tym, by wykazać zysk, np. w celu uzyskania kredytu).

6. Czy otrzymasz możliwość wystawiania faktur online?

Niektóre biura rachunkowe dają dostęp do specjalnych portali, na których można za darmo wystawiać swoje faktury sprzedażowe. Część biur wystawia nawet faktury za Ciebie. Jeśli masz wątpliwość, kiedy zastosować stawkę VAT 8%, 23%, a kiedy odwrotne obciążenie, to ta usługa jest dla Ciebie ;).

7. Ile to kosztuje?

Nie oszukujmy się, jeśli chcesz otrzymać kompleksowy pakiet usług oraz pełne wsparcie i doradztwo, trzeba będzie za to odpowiednio zapłacić. Nie szukaj zatem najtańszego biura rachunkowego, ponieważ może się okazać, że jakość usług będzie bardzo daleka od ideału i zapłacisz za tę oszczędność wysokimi karami i mandatami. Naprawdę nie warto.

8. Jak będą wyglądały Wasze relacje?

Ostatnim, ale nie mniej ważnym od poprzednich aspektem, są relacje interpersonalne. Księgowy to partner Twojego przedsiębiorstwa na bardzo długie lata. Z księgowym masz bardzo bliskie relacje, ponieważ on zna Twoją firmę bardzo dobrze, czasami nawet tak samo jak Ty. Musisz czuć, że się rozumiecie i dogadujecie. Musisz czuć pewność i zaufanie. Musisz czuć sympatię. Spotkajcie się przed podpisaniem umowy. Zobacz, jakie robi na Tobie wrażenie. Czy jest konkretny i poukładany (a może ma bałagan na biurku i sam nie jest w stanie nic na nim znaleźć). Czy mówi do Ciebie zrozumiale, a nie zarozumiale, samymi paragrafami i numerami ustaw. Czy proponuje konkretne rozwiązania, a nie frazy w stylu: „wszystko będzie dobrze” (dla kogo dobrze?).

Jak upewnić się, że księgowy pracuje tak, jak powinien?

W tym roku przejęłam między innymi 2 nowe firmy, które przyszły z poprzedniego biura rachunkowego, dlatego że miały tam utrudniony kontakt ze swoim księgowym.

W jednej firmie, po przeanalizowaniu dokumentów, okazało się, że nie został zaksięgowany cały trzeci kwartał z poprzedniego roku. W drugiej – nadal nie udało się odzyskać wszystkich dokumentów pierwotnych…

Wybierasz księgowego i on obiecuje, że ułatwi Ci życie i odciąży od biurokracji i formalności. Pamiętaj jednak, że odpowiedzialność za wszelkie rozliczenia w swojej firmie ZAWSZE ponosisz Ty jako właściciel. Bądź więc czujny!

Czego warto pilnować podczas współpracy z księgowym?

  • Musisz mieć z biurem rachunkowym podpisaną umowę. Przechowuj u siebie podpisany przez obie strony egzemplarz.
  • Opłacaj wszystkie faktury przelewem z firmowego konta bankowego. Ewentualnie możesz zapłacić gotówką, ale poproś o potwierdzenie otrzymania zapłaty i je zachowaj.
  • Na koniec okresu rozliczeniowego poproś księgowego o informację o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty, o wysokości podatku. Nie powinieneś być usatysfakcjonowany informacją w stylu: „wszystko w porządku, nie masz nic do zapłacenia”. Wyrób w sobie nawyk monitorowania efektów w swojej firmie.
  • Umów się z księgowym, że po zamknięciu okresu rozliczeniowego będzie wysyłał Ci np. deklarację VAT. Sprawdź, czy kwota do zapłaty w deklaracji zgadza się z kwotą, którą wskazał Ci do zapłaty księgowy. Sprawdź, czy deklaracja nie jest przypadkiem zerowa (w sytuacji, gdy Ty wiesz, że dostarczałeś faktury zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe).
  • Jeśli korzystasz z usług zdalnego biura rachunkowego i wysyłasz im oryginały wszystkich faktur, warto by było przed wysyłką zeskanować te faktury i przechować je u siebie na komputerze albo w chmurze.
  • Zaobserwuj, z jaką prędkością biuro odpowiada na Twoje pytania i prośby. Czy nie masz wrażenia, że jesteś zbywany i zaniedbywany? Jeśli Twój księgowy albo żaden z jego pracowników ani razu po zamknięciu się okresu rozliczeniowego nie skontaktował się z Tobą – jest to sygnał, by zastanowić się nad zmianą biura.

Pamiętasz to, co wspominałam o tych dwóch firmach, które przejęłam w tym roku? W jednej wszystko jest już szczęśliwie zamknięte i rozliczone. Obeszło się bez kar i mandatów. Sprawozdania były złożone w terminie do urzędu skarbowego i KRS. Wystąpiliśmy nawet o zwrot nadpłaconego w 2018 r. VAT i jest on już dawno na koncie (pewnie nawet został już wydany na bieżące potrzeby firmy).

Z drugą firmą niestety nie jest tak różowo. Wspólnie z właścicielem odtwarzamy całą księgowość od 2017 r. Do zrobienia są wszystkie rozliczenia, do wysyłki wszystkie deklaracje, do sporządzenia sprawozdania finansowe za 2017 i 2018 r. Właściciel całkowicie zaufał byłej księgowej i miał przekonanie, że wszystko było w swoim czasie zrobione. Wyobraź sobie, jakie było jego zdziwienie, kiedy okazało się, że nie było robione prawie nic…

W żadnym z tych dwóch przypadków nie miało bynajmniej miejsce złośliwe zachowanie tamtych księgowych. W przypadku pierwszej firmy księgowy, który ją prowadził, odszedł z biura rachunkowego i nie przekazał obowiązków. Nikt się nie zorientował, że nie rozliczył III kwartału. W drugiej sytuacji właścicielka biura zachorowała i pracownicy nie byli w stanie ogarnąć sytuacji po jej odejściu… Niestety takie sytuacje też się zdarzają.

Dlatego jeśli chcesz mieć dobrze poukładaną firmę, zacznij od podstaw i zainwestuj trochę czasu w wybór dobrego księgowego. Niech to będzie naprawdę przemyślana decyzja. Zobaczysz, że szybko Ci się zwróci.

Życzę Ci owocnej współpracy z wybranym księgowym i samych sukcesów w biznesie!


Leave a Reply

TAXMASTERS Spółka z o.o.

Adres
ul. Pachońskiego 9
31-223 Kraków

Godziny
Poniedziałek—piątek: 9:00–15:00
Sobota & Niedziela:
nieczynne

Napisz do nas

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

Korzystając z formularza zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie twoich danych przez tę witrynę.

Call Now Button

Privacy Policy Settings