Sprawozdanie za 2018 rok – podpisywanie i składanie w KRS

  • -

Sprawozdanie za 2018 rok – podpisywanie i składanie w KRS

Category : Bez kategorii

Podpisy elektroniczne

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez cały zarząd spółki oraz przez osobę sporządzającą sprawozdanie (najczęściej księgową) do dnia 31 marca.

Do wyboru są dwa rodzaje podpisów elektronicznych:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny. Płatne jest zarówno jego wydanie, jak i przedłużenie ważności co 1-2 lata. Podpis ePUAP można wyrobić sobie bezpłatnie. W przypadku klientów niektórych banków można zrobić to nawet w 100% przez internet bez wychodzenia z domu.

Podpisywanie sprawozdania

Sprawozdanie można podpisać za pomocą ePUAP na dwa sposoby.

Pierwszy jest dostępny na stronie OBYWATEL.GOV.PL.

Podpisując sprawozdanie w tym serwisie, trzeba to zrobić w trybie obiegowym. Najpierw sprawozdanie podpisuje jedna osoba i przesyła plik do kolejnej osoby podpisującej. Ta ponawia procedurę i tak aż wszyscy podpiszą. System jest prosty w przypadku jednoosobowego zarządu. Natomiast w przypadku wieloosobowego zarządu podpisywanie dokumentów może być dość karkołomne.

Alternatywą może być stworzenie profilu firmy w systemie ePUAP. W tym trybie można wprowadzić do systemu plik i udostępnić od razu całemu zarządowi do podpisu. Każdy z członków zarządu może w dowolnym czasie podpisać plik, bez czekania na swoją kolej.

Dodatkową zaletą tej formy jest zachowanie podpisywanych plików na przyszłość. Przy kolejnych logowaniach na platformę pliki będą nadal dostępne. W przypadku strony OBYWATEL.GOV.PL nie ma takiej możliwości.

Różnica między tymi systemami jest jeszcze jedna. W serwisie ePUAP można podpisać jedynie pliki xml. W serwisie OBYWATEL.GOV.PL jest dużo więcej możliwości wyboru formatu podpisywanego pliku. Jest to istotne w przypadku konieczności sporządzenia i podpisania sprawozdania z działalności jednostki.

Tworzenie profilu firmy

Po zalogowaniu do serwisu ePUAP rozwijamy menu i klikamy opcję Utwórz profil firmy lub instytucji.

Następnie wypełniamy krótki formularz, podając nazwę i podstawowe parametry spółki. Wymyślamy też identyfikator profilu spółki — może to być po prostu skrócona nazwa firmy.

Do utworzonego profilu możemy teraz dodać dostępy dla wszystkich osób, które mają złożyć podpisy pod sprawozdaniem.

W tym celu klikamy w zakładkę Uprawnienia, a następnie przycisk Zaproś osobę. Tam podajemy identyfikator (login) osoby, której chcemy przyznać dostęp do profilu spółki. Upewnij się, że jesteś zalogowany na konto spółki. Na powyższym obrazku jest to spółka o loginie FFFFF. Zaproszona osoba po zaakceptowaniu zaproszenia będzie widoczna na liście osób mających dostęp do profilu spółki.

Wgrywanie sprawozdania finansowego na platformę ePUAP

Gdy mamy już założone konto spółki możemy wgrać do systemu sprawozdanie w formacie xml.

Wchodzimy w Moją skrzynkę i wchodzimy w zakładkę Robocze. Tam klikamy Dodaj plik z dysku i po wskazaniu pliku potwierdzamy przyciskiem Dodaj. Wskazany plik pojawi nam się na liście.

Plik będzie widoczny dla wszystkich osób, którym został udostępniony profil spółki. W każdej chwili możemy dodać kolejną osobę do profilu spółki i będzie ona miała dostęp do wszystkich wgranych plików. Plik będzie cały czas dostępny w zakładce Robocze.

Podpisywanie sprawozdania

Sprawozdanie musi podpisać osoba sporządzająca sprawozdanie oraz cały zarząd. Klikamy w nazwę pliku na liście i aby podpisać plik, klikamy przycisk Podpisz.

Pojawi nam się komunikat Dokument nie posiada postaci wizualnej. Czy podpisać mimo to? Potwierdzamy klikając Tak i wybieramy opcję Podpisz Podpisem Zaufanym. Jeśli któraś z osób, zamiast ePUAPem, chce się podpisać podpisem kwalifikowanym, to w tym miejscu może też wybrać taką opcję. Po wybraniu podpisu następuje standardowa procedura składania podpisu. Procedura może się trochę różnić u użytkowników, którzy rejestrowali profil za pomocą bankowości elektronicznej. Przy standardowym koncie trzeba się ponownie zalogować swoim loginem oraz potwierdzić podpis kodem SMS. Lista złożonych pod dokumentem podpisów będzie wyświetlona przed samą treścią dokumentu.

Po podpisaniu dokumentu przez wszystkie osoby możemy zapisać dokument na dysku, klikając Pobierz. Musimy jednak zmienić nazwę naszego pliku, dodając rozszerzenie .xades, które oznacza, że plik jest podpisany elektronicznie. W przeciwnym razie plik nie zostanie przyjęty do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Zatwierdzenie sprawozdania.

Po przejściu przez powyższe procedury mamy sprawozdanie podpisane przez osobę sporządzającą oraz cały zarząd. Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie sprawozdania przez odpowiedni organ. W przypadku spółki z o.o. zatwierdzenie sprawozdania następuje w drodze uchwały zgromadzenia wspólników, które powinno się odbyć do końca czerwca. To samo zgromadzenie podejmuje również uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty. Obie uchwały sporządzane są w formie papierowej.

Złożenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych

Zgłoszenie sprawozdania do RDF zastępuje składanie sprawozdania do KRS oraz do urzędu skarbowego. W zeszłym roku obowiązywały jeszcze przepisy przejściowe, które nakazywały niezależne składanie sprawozdania do RDF i urzędu skarbowego. Teraz już tego nie robimy.

Aby wysłać sprawozdanie będzie potrzebny podpis jednego członka zarządu. Nie ma przy tym znaczenia czy w spółce obowiązuje reprezentacja łączna, czy samodzielna — każdy z członków zarządu ma legitymację do dokonania tej czynności samodzielnie. Warunek jest taki, że musi to być osoba wpisana do KRS oraz posiadająca numer PESEL. Jeśli na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników doszło do zmiany zarządu, nowy zarząd musi być w pierwszej kolejności zgłoszony do KRS, bez tego nie będzie w stanie złożyć dokumentów w RDF.

 

Aby złożyć sprawozdanie, musimy mieć zarejestrowane konto w serwisie eKRS. Jeśli członek zarządu nie posiada jeszcze konta, to może je założyć po przejściu do zakładki S24 – Rejestracja spółki, Inne wnioski. Podczas zakładania konta musi być ono autoryzowane poprzez podpisanie go podpisem ePUAP lub podpisem kwalifikowanym. Mając już konto w systemie, przechodzimy na stronie eKRS do zakładki Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych i logujemy się za pomocą swojego konta S24.

Wybieramy opcję Przygotowywanie i składanie zgłoszeń i postępujemy zgodnie z instrukcjami, które są w miarę intuicyjne. Serwis czasem się zacina i trzeba do niego cierpliwości. Jeśli po kliknięciu Dalej lub wyborze jakiejś opcji nie widzisz reakcji, to poczekaj. W zależności od obciążenia systemu może to wyglądać bardzo różnie. W zeszłym roku na początku lipca system nie dawał rady z obsługą użytkowników. Należy się spodziewać, że w tym roku będzie podobnie. Jeśli możesz złożyć sprawozdanie szybciej — nie zwlekaj do ostatniej chwili. Zaoszczędzisz sporo czasu i nerwów.

W kroku drugim wskazujemy okres, za jaki składane jest sprawozdanie oraz wybieramy rodzaj zgłoszenia Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych. Po wypełnieniu danych uaktywni się przycisk Dodaj dokument.

Następnie po kolei dodajemy dokumenty:

  • Roczne sprawozdanie finansowe — musi być wcześniej podpisane elektronicznie,
  • Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego — może być skan, dokument nie musi być podpisany elektronicznie,
  • Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty — może być skan, dokument nie musi być podpisany elektronicznie,
  • Sprawozdanie z działalności (jednostki, które są zobowiązane takie sprawozdanie sporządzać) — musi być sporządzone elektronicznie i podpisane elektronicznie przed dołączeniem do zgłoszenia. Sprawdzanie z działalności nie ma postaci ustrukturyzowanej. Można je sporządzić w formatach xml, txt, doc, pdf lub xls i podpisać na stronie OBYWATEL.GOV.PL. Na stronie ePUAP można podpisać jedynie dokumenty w formacie xml.
Podpisanie i wysłanie wniosku

W kroku 4 klikamy Zapisz, a następnie Weryfikuj zgłoszenie. Następnie zaznaczamy kwadracik przy osobie, która podpisuje zgłoszenie. Po prawej stronie uaktywni się przycisk Wybierz (czasem trzeba chwilę poczekać) i możemy się podpisać podpisem ePUAP, podpisem kwalifikowanym lub wysłać danej osobie zaproszenie do złożenia podpisu. Aby przekazać danej osobie wniosek do podpisu, musimy znać jej login w systemie S24, którym jest e-mail użyty przez daną osobę przy zakładaniu konta. Osoba będzie widziała udostępnione zgłoszenie w zakładce Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu.

Po podpisaniu zgłoszenia przez jedną osobę uaktywni się przycisk Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF. Klikamy i po chwili odpowiednie wzmianki o złożeniu dokumentów powinny pojawić się w odpisie spółki w KRS.


TAXMASTERS Spółka z o.o.

Adres
ul. Pachońskiego 9
31-223 Kraków

Godziny
Poniedziałek—piątek: 9:00–15:00
Sobota & Niedziela:
nieczynne

Napisz do nas

Imię i nazwisko (wymagane)

Adres email (wymagane)

Temat

Treść wiadomości

Korzystając z formularza zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie twoich danych przez tę witrynę.

Call Now Button

Privacy Policy Settings